Un contratto di gestione (spesso chiamato mandato) tra un proprietario e un property manager per affitti brevi dovrebbe sempre chiarire per iscritto, e in modo non ambiguo, almeno: durata e modalità di disdetta, la percentuale o il compenso e cosa include esattamente, la possibilità per il proprietario di bloccare periodi per uso personale, chi si occupa di quali adempimenti (CIN, tassa di soggiorno), e come vengono gestiti eventuali danni causati dagli ospiti.
Non è un dettaglio burocratico: è il documento che stabilisce cosa succede quando qualcosa non va come previsto — un ospite che danneggia l'immobile, un proprietario che vuole interrompere la gestione, un periodo in cui l'immobile serve al proprietario stesso. Un mandato vago su questi punti genera problemi più avanti, non li previene.
Durata e disdetta
Verifica quanto dura il contratto, se si rinnova automaticamente, e con quale preavviso puoi disdirlo. Un mandato che vincola per anni senza possibilità di uscita ragionevole va valutato con più attenzione di uno con termini di disdetta chiari e non punitivi.
Compenso: cosa include, cosa esclude
Come discusso negli articoli sui costi di un property manager a Milano e a Napoli, la percentuale da sola dice poco: il mandato dovrebbe elencare esplicitamente cosa è compreso (pricing dinamico, distribuzione multicanale, comunicazione ospiti, reportistica) e cosa è a parte (pulizie, utenze, manutenzione straordinaria, eventuale setup iniziale).
Uso personale dell'immobile
Se vuoi poter usare l'immobile per te stesso in alcuni periodi dell'anno, questo va scritto esplicitamente nel mandato, con le modalità (quanto preavviso serve, quanti periodi all'anno) — non dato per scontato a voce. È una delle clausole più spesso trascurate e più spesso causa di malintesi in seguito.
Adempimenti e responsabilità
Chi richiede e mantiene il CIN, chi riscuote e versa la tassa di soggiorno, chi risponde in caso di danni causati da un ospite (e con quale copertura assicurativa) sono punti che il mandato dovrebbe chiarire esplicitamente, non lasciare impliciti.
Reportistica e trasparenza
Verifica come e con che frequenza riceverai i dati su occupazione e ricavi: un portale proprietari aggiornato in tempo reale è uno standard più alto di un report mensile via email, ed è un elemento da valutare tanto quanto la percentuale di commissione.